×

KSeF bez problemów – dobry program to podstawa

Programy , , , ,

KSeF bez problemów – dobry program to podstawa

KSeF bez problemów – dobry program to podstawa

Powiem wprost – KSeF sam w sobie nie jest wielką innowacją. To zwyczajnie kolejny system. Ale moment jego wdrożenia bardzo szybko pokazuje, jak naprawdę funkcjonuje firma „od kuchni”.

Rozpoczynamy współpracę i słyszymy: „u nas to działa”. Po godzinie okazuje się, że faktury krążą po mailach, ktoś je przechowuje na pulpicie, ktoś inny wprowadza dane ręcznie, a na końcu księgowość i tak musi korygować pomyłki. I to jest norma, nie wyjątek.

KSeF tego nie psuje. On to tylko obnaża.

Dlatego największy błąd, jaki obserwuję, to podejście: „wdrożymy KSeF i będzie załatwione”. Nie będzie. Jeśli zostawisz stare nawyki i tylko dołożysz system, to będziesz mieć dokładnie ten sam bałagan – tylko w wersji elektronicznej.

Dopiero kiedy ktoś zatrzymuje się i mówi: „dobra, co tu tak naprawdę zachodzi z fakturą od momentu jej utworzenia do księgowania?”, zaczyna się realna transformacja. I nagle okazuje się, że połowa pracy to ręczne wprowadzanie informacji, weryfikacja, uzupełnianie braków.

W jednym przypadku klient był pewny, że jego zespół „radzi sobie na bieżąco”. Po wdrożeniu wyszło na jaw, że opóźnienia sięgały kilku dni, tylko nikt tego wcześniej nie monitorował.

Tu pojawia się Automatyzacja faktur ksef i robi robotę, której ludzie po prostu nie powinni wykonywać. System pobiera dane, rozpoznaje je i przekazuje dalej. Bez improwizacji, bez „kto to miał wprowadzić”.

I nagle znika największy problem – nie technologia, tylko chaos.

Najciekawsze jest to, że największy sprzeciw zawsze występuje na początku. Ludzie obawiają się zmiany, bo myślą, że będzie bardziej skomplikowanie. Po kilku tygodniach nikt już nie chce wracać do starego modelu. Serio – jeszcze nie miałem wdrożenia, gdzie ktoś powiedział: „lepiej było wcześniej”.

Jeśli ktoś chce uznać KSeF jako formalność – da się. Tylko wtedy wdraża się minimum i zostaje z problemem na lata. Ale jeśli potraktuje się ten moment, żeby uporządkować procesy, to nagle okazuje się, że księgowość przestaje być ograniczeniem w firmie.

I to jest ta różnica, której nie widać w przepisach.

Ocena: 3/5 (1 głosów)  

Szczegóły wpisu:

Podlinkuj wpis:
Znacznik

Opublikuj komentarz

Zobacz także